Pojęcia takie jak adres spółki i siedziba spółki często są ze sobą utożsamiane. Powoduje to trudności z właściwym zgłoszeniem zmian w sądzie rejestrowym przez przedsiębiorców. Pojęcia te różnią się od siebie w ujęciu prawnym w dość istotny sposób.

Siedziba spółki a adres spółki

Te często mylone pojęcia oznaczają coś zupełnie innego. Spółka ma swoją siedzibę w konkretnym mieście, w którym znajduje się jej organ zarządzający. Adres spółki jest to z kolei szczegółowo określona siedziba, tzn. konkretna ulica i numer lokalu lub budynku w danej miejscowości.

Zmiana adresu spółki

Jeśli przedsiębiorca zmienia jedynie lokal, a poprzedni znajdował się w ramach tego samego miasta, zmienia się wyłącznie adres, a nie siedziba spółki. Decyzję odnośnie zmiany adresu podejmuje zarząd spółki. Odbywa się to w formie uchwały zarządu, stanowiącej podstawę do zmiany wpisu w Krajowym Rejestrze Sądowym. Sporządzona uchwała może mieć formę pisemnego protokołu z posiedzenia. Powinna zawierać takie dane jak tytuł, numer uchwały, dzień jej podjęcia oraz informacje o osobie podejmującej uchwałę. Oczywiście uchwała powinna wskazywać również poprzedni i obecny adres. Zmiana adresu nie wymaga zmiany umowy spółki.

Zmiana siedziby spółki

Zmiana siedziby spółki z jednej miejscowości do drugiej jest bardziej skomplikowana. Przepisy Kodeksu Spółek Handlowych nakładają konkretne wymagania dla przedsiębiorców w przypadku zmiany siedziby spółki. Zgromadzenie Wspólników zobligowane jest do podjęcia stosownej uchwały, mającej na celu zmianę umowy spółki. Uchwała musi mieć formę aktu notarialnego. Zmiana siedziby spółki związana jest z dokonaniem stosownego wpisu do Krajowego Rejestru Sądowego.

Aktualizacja danych

Zarówno zmiana adresu, jak i siedziby spółki wymaga złożenia wniosku do sądu rejestrowego. Odbywa się to za pomocą urzędowego formularza, uzależnionego od rodzaju spółki. Do wniosku przedsiębiorca musi dołączyć dowód uiszczenia opłaty sądowej oraz odpowiednie dokumenty.